Booster votre efficience.
L'efficience, c'est quoi?
Selon le site lesdéfinitions.fr l’efficience est l’usage rationnel des moyens que l’on dispose pour atteindre des objectifs fixés au préalable. Il s’agit de la capacité d’atteindre les objectifs et les buts envisagés tout en minimisant les moyens engagés et le temps, réussissant ainsi à leur optimisation.Ainsi l'efficience est la capacité à faire autant avec moins. L'idée est donc de faire mieux via l'optimisation des moyens.
Prenons des exemples courants :
Christine, de la comptabilité, utilise Excel pour dresser les dépenses mensuelles de son service. Elle saisie chaque opération dans son fichier Excel, mais en fin de mois, elle repasse tout son fichier pour calculer le cumul des dépenses du mois.
Elle pourrait être plus efficiente en utilisant la fonction Somme automatique d'Excel.
Elle pourrait ainsi se dégager plus de temps pour vaquer à d'autres occupations comme par exemple améliorer le suivi des dépenses ou s'orienter davantage vers du contrôle du budget,...
Prenons un autre exemple.
Vous connaissez surement l'émission de télévision ou des personnes cherchent à vendre leur maison au meilleur prix. Mais le bien ne se vend pas pour diverses raisons. Un expert intervient alors pour les aider dans la mise en valeur de l'annonce (modernisation du bien, amélioration de l'annonce,...). Le tout sans (trop) impacter le budget du ménage. Ils font alors de la réorganisation et du home-staging afin de valoriser le bien et espèrent prétendre ainsi à une meilleure valorisation lors de la vente.
Il s'agit d'efficience puisque l'objectif reste le même (la vente du bien), mais celui-ci est complètement optimisé (vente au prix le plus juste et sans engager de travaux lourds).
Etre plus efficient vous permet donc de faire autant mais avec moins de ressources (de personnel, de temps ou autre).
Cela est devenu primordial aujourd'hui puisque tout le monde doit en faire plus tout en respectant des délais avec des effectifs de plus en plus réduits.
Comment être plus efficient
Etre efficient signifie dans un premier temps être efficace. La mesure de l'efficacité se fait en constatant l'atteinte des objectifs.Il faut donc dans un premier temps, atteindre vos objectifs.
Il faut ensuite réfléchir à la meilleure façon de réaliser ces objectifs.
Effectivement l'efficience ce n'est pas en faire plus, c'est en faire autant avec moins de ressources. C'est donc faire mieux!
Prenons l'exemple d'un artisan qui utilise les bons outils. Il va gagner du temps. Il pourra ensuite utiliser ce temps pour se consacrer à diverses objectifs complémentaires, comme par exemple, améliorer le niveau de finition, réduire le délais de livraison de sa prestation,...
Vous connaissez peut-être l'histoire du bûcheron dont parle Stephen Covey dans son livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent. Il fait allusion à un bûcheron qui se prétend trop pressé pour prendre le temps d'aiguiser sa scie et qui perd donc du temps à utiliser cette scie qui ne fonctionne pas au mieux de sa capacité.
Pour être plus efficient, il faut donc utiliser les bons outils et que ceux-ci soient bien aiguisés.
Mais parfois cela ne suffit pas...
Il est facile d'identifier si une scie est bien aiguisée à condition d'avoir déjà utilisé une scie! Autrement il va falloir nous en remettre à l'expérience d'un autre bûcheron ou à un manuel d'utilisation de la scie.
Peut-être que la scie que nous utilisons n'est pas adaptée à l'essence du bois que nous cherchons à couper. Qu'il faudrait utiliser une scie avec une denture plus courte.
Il faut donc savoir ce que l'on peut faire avec les outils que nous utilisons et les utilisations pour lesquelles ces outils sont adaptés.
Il peut donc être nécessaire de "prendre de la hauteur" ou apporter "un œil neuf" afin de nous assurer que nous utilisons toujours la scie la plus adaptées à notre besoin.
Il est également nécessaire de savoir quelles sont les utilisations recommandées de cette scie. Au fil du temps, il est possible que les recommandations changent. Il faut donc se former pour savoir à quoi sert notre scie et maintenir ces connaissances à jour.
C'est justement ce que je vous propose au travers de ce blog. Je vais vous présenter les meilleures solutions que j'utilise personnellement en place pour rester organiser avec les outils numériques quotidiens (Microsoft qui est présent sur la plupart des ordinateurs vendus dans le monde) et gratuit.
Pour maintenir vos connaissances à jour, il vous suffit de vous....