Comment faire disparaître l'urgence

"Comment!? Déjà 16:52!!!" C'est probablement une remarque que vous avez déjà faite ou que vous avez déjà entendu. Beaucoup d'entres nous passent leur journée à courir après le temps.
Il faut gérer les urgences tout en essayant de faire ce que l'on avait prévu de faire aujourd'hui même. Mais ce n'est pas toujours évident, car il est très fréquent qu'il nous faille gérer une "urgence".

Comment faire pour nous débarrasser de ces urgences et nous réconcilier avec la montre?
Voici la méthode que je vous propose.

Mais qu'est ce qu'une "urgence" au juste?

Ou plus exactement pourquoi cette urgence est devenue urgente?
Il peut y avoir plusieurs raisons au fait qu'une urgence devienne urgente, nous pouvons par exemple savoir qu'il fallait faire quelque chose, mais cela ne semblait pas urgent. Nous avons donc poser le tapis sur ce "problème" jusqu'au jour où... le tapis prend feu. Et ce "problème" devient alors une urgence. Il peut donc s'agir de quelque chose dont nous avions connaissance mais que nous avons laissé trainer...
Il y'a sûrement une très bonne raison au fait que nous avons laissé trainer telle ou telle chose. Nous n'avions peut-être pas le temps de nous en occuper. Nos autres responsabilités nous ont accaparé plus que ce que nous pensions. Mais un jour, nous n'avons plus le choix. Il faut alors relever les manches et prendre le taureau par les cornes.

Effectivement, il n'y a jamais d'urgence, il n'y a que des choses qui n'ont pas été planifié.
Cela dénote donc plusieurs problèmes qui sont tous deux des problèmes de planifications.

Planifier

Il est donc important de planifier les journées afin de se constituer des objectifs à atteindre pour chaque jour. Autrement, si nous n'avons pas de but, il est facile de se laisser aller à ce que nous avons envie de faire.

Il faut cependant planifier large.
En toute logique, la planification est l'allocation de votre budget Temps. Tout comme votre budget financier aura des possibilités de vases communicants (vous pourrez peut-être vous permettre un écart sur l'enveloppe "cadeau de Théo" issu de l'enveloppe "Restaurant"), votre budget temps doit vous permettre de compenser certains dépassements de temps.
Effectivement, tout comme budgétiser trop juste les dépenses du moi permet de finir le moi dans le rouge, une planification trop rigoureuse de votre temps va être contre productive.
Vous ne pourrez pas forcément gérer une urgence (pas trop urgente) qui arrive. Et ainsi si vous n'avez pas le temps de gérer cette "urgence" elle va s'amplifier et devenir de plus en plus urgente! Cette urgence, va proportionnellement vous stresser de plus en plus au fur et à mesure que son échéance arrive.
Il est donc important de planifier assez large pour  avoir un peu de temps libre afin de gérer l'urgence.

Noter tout

Il se peut également que nous n'ayons pas saisis l'importance d'une tâche à réaliser. Ou peut-être même que nous ne pensions pas que cette tâche était de notre ressort. Nous ne l'avons alors pas noté et celle-ci nous revient alors plus urgente que jamais! Il faut donc prendre l'habitude de bien tout noter.

Lorsque l'on prend l'habitude de tout noter et que nous planifions ces tâches dans un agenda, les tâches urgentes se retrouvent en premier. En allouant des plages horaires assez larges afin de nous laisser le temps de bien faire les choses (comptons par exemple que si quelque chose doit nous prendre 50 minutes, il nous faut bien 1h pour la mener  à bien et pas se dire "j'utiliserai les 10 minutes restantes pour envoyer un mail") alors nous aurons la possibilité d'inclure de nouveaux éléments dans notre planning et de pouvoir les gérer plus sereinement.

N'ayons donc pas peur de gagner une bataille contre le temps et de faire disparaître l'urgence de votre vie.

Et vous quelles astuces utilisez-vous pour faire disparaître l'urgence?