Bien communiquer par mail
Pour être efficace, il faut savoir communiquer de la bonne manière. Aujourd'hui, l'email est le support de communication le plus utilisé en entreprise. Nous en envoyons de plus en plus.
Afin d'envoyer des mails efficaces, je m'appuie aujourd'hui sur ces quelques règles simples.
Faire attention aux destinataires
Lorsque vous travaillez sur un projet, il est parfois plus simple de mettre trop de destinataires plutôt que d'omettre une information qui peut être importante pour un destinataire. Vous pouvez alors éviter à certains de passer à coté d'un information capitale.
Mettre un titre pertinent
Afin de définir clairement ce dont vous allez parler dans un mail, veillez à bien définir l'objet du mail. Celui-ci va annoncer à vos destinataires la couleur et leur permettra de savoir quoi faire du mail qu'ils viennent de recevoir.
Communiquer au plus tôt
Ne mettez pas la pression à vos destinataires, vous aimeriez vous aussi qu'on vous offre le luxe et le temps de faire les choses. Ainsi si vous avez une deadline pour votre mail, ne tardez pas à l'envoyer ! Vous laisserez ainsi le maximum de temps à son destinataire pour identifier quoi en faire et comment s'organiser pour répondre à votre demande au mieux et dans les meilleurs délais.
Relire
Souvent un mail est écrit dans la foulée. N'hésitez à relire celui-ci pour prendre du recul et revoir la formulation de ce que vous écrivez pour voir si ce que vous rédigez est en phase avec ce que vous voulez dire.
Signer
Une signature efficace est une signature qui indique vos nom, prénom, fonction, mail et numéro de téléphone.
Ces information permettent de vous situer dans une hiérarchie et de pouvoir rapidement identifier si vous êtes le bon destinataire. Les informations de contact permettent quant à elles de facilement vous recontacter par un autre moyen comme le téléphone par exemple.
Selon l'outil de messagerie que vous utilisez, il est possible de rajouter automatiquement une signature, alors... utilisez le.
Et vous quelles sont les règles que vous vous donnez pour vos mails?