Noter des listes efficaces

Noter des listes efficaces en 4 étapes!

Que ce soit pour faire ses courses ou pour se rappeler de choses à faire dans la journée, beaucoup d'entre nous créent des listes. Lorsqu'il s'agit simplement de se rappeler de prendre du pain, il est facile de noter cela sur un bout de papier. Mais qu'en est il lorsqu'il faut noter des éléments dont il faudra se rappeler dans 1 mois ou plus ?

Que se soit sur une feuille de papier ou dans un logiciel dédié, il est important de bien constituer la liste ...

afin de ne pas se retrouver avec ce que je vais appeler des Choses qui n'ont Rien à Faire Là (C.R.F.L.) Pour éviter la création de C.R.F.L., voici 3 grands principes, illustrés au travers de l'exemple "L'anniversaire de Léonie".

1. Chaque entrée de la liste doit correspondre à une action

L'entrée "Anniversaire de Léonie" dans une liste est une C.R.F.L.! Effectivement pour être efficace une liste doit vous poussez à l'action. Chaque entrée doit donc commencer par un verbe !

Ainsi le rappel "Anniversaire de Léonie" a tout à fait sa place dans votre agenda, mais que vous apporte t'il sur votre liste de choses à faire? Est-ce un rappel pour rentrer l'anniversaire de Léonie dans l'agenda, ou pour acheter un cadeau pour l'anniversaire de Léonie,...???



2. Une action élémentaire

Comme le montre très bien l'exemple de l'entrée "Anniversaire de Léonie", chaque élément de la liste doit référencer une action simple. Cette entrée correspond plutôt à un "projet" de plus ou moins grande importance.


S'agit-il  de "Participer à l'anniversaire de Léonie le 23/07 à 14h chez Benoit et Marie" auquel cas, le plus simple est de noter cette entrée directement dans votre agenda et vous pouvez remarquer que vous avez toutes les informations pour prendre un rendez-vous efficace.


Ou faut il "Organiser l'anniversaire de Léonie" et dans ce cas, il peut s'agir d'un véritable projet, et il faut alors clarifier les actions à mener.



3. Clarifier les actions à faire

   Dans le cas ou il s'agit d'un projet, il faut définir la liste des actions élémentaires à faire. Par exemple, pour "L’anniversaire de Léonie" on pourrait avoir la liste des actions suivantes : 


• Identifier une date
• Lancer les invitations
• Trouver une recette de gâteau originale
• Faire le ménage
• Acheter des assiettes, gobelets,...
Cela paraît évident, mais dans un contexte professionnel il m'est déjà arrivé de partir sur des missions ou l'ordre du jour n'était pas clairement établi ou encore l'adresse du client n'était pas celle que je pensais ou encore, l'heure n'était pas initialement connue du client...

Il est bien d'avoir de quoi noter pour conserver une information, le mieux est d'avoir toujours avec soi de quoi noter et votre Agenda. C'est pour cette raison que je ne sors jamais sans mon smartphone qui contient toute ces informations, synchronisées avec mon ordinateur.



4. Maintenir la liste à jour

Afin de suivre l'évolution des éléments de la liste, il faut impérativement la maintenir à jour. Selon le support sur lequel la liste est créée, vous allez pouvoir rayer, cocher ou effacer les éléments de votre liste.


Le fait de rayer des éléments vous permet de vous motiver en voyant le nombre de choses à faire diminuer au fil de l'avancée de la journée. Il se peut même que pour vous motiver davantage vous soyez amenés à ajouter des entrées dans votre liste uniquement pour le plaisir de les rayer (je vous le jure, cela m'est arrivé!!!).

Ainsi pour créer des listes efficaces, il faut créer des listes dont les éléments commencent par un verbe afin de pousser à l'action. Il faut également identifier si cette action est bien une action élémentaire. Autrement il faut clarifier les différentes actions à faire et retrouver l'ensemble des actions élémentaires à ajouter dans la liste. Une fois l'action réalisée, il faut penser à supprimer l'entrée de la liste afin d'identifier l'avancée de vos tâches.

Et vous, quelles astuces utilisez-vous pour être efficace avec vos listes ?